GoBD, GoB – Was ist das und für wen gelten sie?

Vermutlich jeder, der in Deutschland selbstständig oder in der Buchführung eines Vereins oder Unternehmens tätig ist, dürfte schon einmal über die Abkürzungen GoB und GoBD gestolpert sein. Dabei handelt es sich um Verfahrensweisen, die festlegen, wie genau eine Buchführung in Deutschland auszusehen hat.

Im Internet finden sich allerhand verschiedene und teils vage Aussagen zu diesen beiden Verfahrensweisen, für wen sie empfohlen oder verpflichtend sind und was sie konkret einfordern. Grund genug, sich dem Thema in diesem Artikel einmal fundiert anhand von Quellen zu nähern 😊

Warnhinweis
Dieser Artikel soll der Unterhaltung und Information dienen und allenfalls als Startpunkt für eigene Recherchen und Beratungskonsultationen eines Anwalts oder sachkundigen Spezialisten verwendet werden. Die dargelegten Informationen sind nach bestem Wissen und Gewissen recherchiert worden, erheben aber keinen Anspruch an Vollständigkeit und Aktualität und sollen keine Rechts- oder Steuerberatung darstellen.

Was sind die GoB und für wen gelten sie?

Die Abkürzung GoB steht für „Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Bilanzierung“. Dabei handelt es sich allerdings nicht (wie man vielleicht vermuten würde) um ein Gesetz oder Regelwerk, sondern (frei zusammengefasst) um die Vorgehensweisen, die sich in der Buchführung über Jahrzehnte bewährt und etabliert haben.¹ Wenn der Gesetzgeber verlangt, dass Bücher geführt werden oder bilanziert wird, kann man davon ausgehen, dass man diesen Grundsätzen nach bestem Wissen und Gewissen folgen muss. Dies erschwert sich natürlich dadurch, dass sie nicht konkret definiert sind.

Ergänzt werden diese unkonkreten Gepflogenheiten für einige Rechtsformen durch konkrete Gesetze. Am eindeutigsten sind die Vorgaben hierzu im Handelsgesetzbuch (HGB), die verpflichtend für alle Kaufleute, und damit etwa für alle GmbHs und Einzelunternehmer mit Handelsregistereintrag, gelten.² So sagt bspw. die aktuelle Fassung des § 239 HGB: „Die Eintragungen in Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.“. Desweiteren gibt es in der Abgabenordnung (AO) ab § 142 für alle Gewerbetreibenden Anforderungen, wie bestimmte Vorgänge wie Wareneingänge und -ausgänge zu dokumentieren sind.

Jedoch lassen sich auch daraus wenig konkrete Rückschlüsse für die Pflichten in der Praxis ziehen. Was heißt bspw. „geordnet“ und wie viel Ordnung ist angemessen für welche Unternehmensgröße? Eine definitive Antwort gibt es auf diese Frage meist nur, wenn es zu einer Betriebsprüfung kommt und ein Einzelfall vor dem Bundesfinanzhof landet.³ Und selbst dann lassen sich diese Urteile, aufgrund der oft sehr individuellen Ausgestaltung von Unternehmen und Geschäftsabläufen, kaum direkt auf die eigene Situation übertragen. Es obliegt daher dem Steuerpflichtigen, ein Konzept auszuarbeiten, inwiefern er sich Gedanken um die Ausgestaltung der Buchführung gemacht hat. Die Vorgaben des HGB und der OA sollten dabei als Grundlage dienen, auch wenn die Kaufmannseigenschaft nicht gegeben ist. Im Zweifelsfall, sollte man vermutlich eher gründlicher sein, als notwendig erscheint.

Was sind die GoBD?

Die Abkürzung GoBD ist ausgeschrieben etwas sperriger als jene der GoB: „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ ⁴

Zusammengefasst lässt sich sagen, dass die GoBD die GoB um alles erweitert, was mit digitaler Buchhaltung, Aufzeichnungen auf Datenträgern und dem Zugriff der Finanzbehörden auf diese zu tun hat. Auf diese Weise kann man sich das „D“ in der Abkürzung recht gut merken. Anders als bei den informellen GoB, handelt es sich bei den GoBD um ein tatsächliches Schreiben des Bundesfinanzministeriums, in dem Anforderungen an digitale Aufzeichnungen, die zu Steuerzwecken verwendet werden sollen, gestellt werden.⁵ Diese Schreiben gelten zwar nicht unmittelbar für Bürger, wie es bspw. Gesetze tun, setzen aber die Auslegung der Gesetze fest (in diesem Fall u.a. AO und HGB), die Finanzbehörden bei Prüfungen anwenden.⁶

Für wen gelten die GoBD?

Im sperrigen Namen der GoBD wird ersichtlich, dass diese sich, anders als die GoB, explizit auf alle Aufzeichnungen und Unterlagen beziehen. Damit werden sie auch für nicht-Kaufleute, wie Freiberufler und Kleinunternehmern, zur steuerlichen Prüfung zurate gezogen. Lediglich bei Unternehmen mit weniger als 17.500 € Jahresumsatz (und damit bei einer anderen Grenze, als der steuerlichen Kleinunternehmerregelung) kann unter Umständen davon abgesehen werden.⁷

Dieser Umstand entsteht dadurch, dass im Abschnitt 1.8 der GoBD zum Begriff „Bücher“ auch alle steuerlich relevanten Aufzeichnungen gezählt werden, wie sie bspw. auch bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung relevant sind. In Abschnitt 1.3 wird außerdem ergänzt, dass auch zusätzliche Dokumente, die zur Nachvollziehbarkeit der eigentlichen Dokumentation notwendig sind, mit einbezogen werden. In Abschnitt 1.2 wird vorher klargestellt, dass mit diesen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten alle aus der AO und Steuergesetzen hervorgehenden Dokumentationen gemeint sind.⁸ Eine Quelle, die ich in der Recherche finden konnte, geht daher davon aus, dass auch Privatpersonen nach § 147a AO unter die GoBD fallen, wenn sie in einem Kalenderjahr mehr als 500.000 € Einkünfte hatten.⁹

Unter Abschnitt 2 in den GoBD wird explizit klargestellt, dass allein der Steuerpflichtige für die Einhaltung der Vorgaben verantwortlich ist. Auch wenn man die Buchhaltung also komplett an einen Steuerberater oder eine Software auslagert, bleibt man also selbst verantwortlich. Grundsätzlich sollen dabei für die digitale Verarbeitung dieselben Maßstäbe herangezogen werden, wie bei der Buchhaltung auf Papier (Abschnitt 3 GoBD).¹⁰

Was sagen die GoBD aus?

Die GoBD beinhalten zahlreiche Auslegungshinweise, sodass es sich empfiehlt, den Originaltext oder zumindest eine ausführliche Zusammenfassung einmal selbst zu lesen. Insgesamt sind darin Maßgaben aufgeführt, wie mit steuerlich relevanten digitalen Belegen umgegangen werden sollte.

Ein Aspekt, der bei der Umsetzung der Vorgaben oft zu Fragen führt, sind die in Abschnitt 9 der GoBD aufgeführten Aufbewahrungspflichten. Hier wird festgelegt, dass elektronisch empfangene oder erstellte Dokumente auch elektronisch in ihrem Ursprungsformat archiviert werden müssen. Als Beispiel wird hier explizit eine per E-Mail empfangene Rechnung aufgeführt, bei der es demnach nicht ausreicht, sie anschließend auszudrucken. Lediglich bei Dokumenten, die nur durch eine Maske digital erstellt, direkt ausgedruckt und nicht elektronisch gespeichert werden, wäre eine rein papierbasierte Ablage ausreichend (Beispiel 9 GoBD).¹¹ Demnach dürften die GoBD heutzutage für alle o.g. Personenkreise nahezu unausweichlich sein. Konkret heißt das nach meiner Interpretation, wenn ich eine Rechnung in einem Buchhaltungsprogramm erstelle, das eine Historie der Rechnungen speichert und eine PDF erstellt, muss ich die Datenbank des Programms (da darin die Urform der Rechnung liegt) digital aufbewahren und archivieren. Das reine Aufbewahren der PDF reicht nicht.

GoBD-konforme Dokumentenaufbewahrung

Die Aufbewahrung von Dokumenten ist erstmal eine aus der Papierwelt bekannte Pflicht, bei der auch digital die gleichen Fristen gelten. Erschwerend kommt aber bei digitaler Aufbewahrung hinzu, dass die Originaldokumente unveränderbar und revisionssicher gespeichert werden müssen. Diese Pflicht kann gemäß Abschnitt 8 der GoBD bspw. durch Hardware, Software oder organisatorische Maßnahmen erfüllt werden. Dass eine einfache Ablage in einem Dateiexplorer offensichtlich nicht ausreicht, wird in den GoBD hingegen explizit als Beispiel erwähnt.¹²

Die einfachste Möglichkeit zur Umsetzung ist vermutlich die Nutzung großer Buchhaltungsplattformen mit Dateiablage (wie sevDesk oder LexOffice) oder eine reine Dateiablage in GoBD-konformen Cloud-Speichern (wie fileee). Der Hinweis auf Hardware und organisatorische Maßnahmen in der GoBD lässt aber die Vermutung offen, dass auch ein eigener Prozess oder die Nutzung selbstbetriebener Buchhaltungssoftware ausreichend sein könnte, wenn durch organisatorische Maßnahmen die in der GoBD geforderten Ziele erfüllt werden.

In jedem Fall ist bei Nutzung elektronischer Datenverarbeitung gemäß Abschnitt 10.1 der GoBD eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, für die einige Pflichtinhalte genannt werden. Am Ende des Abschnitts wird jedoch auch folgender einschränkende Satz genannt: „Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.“ ¹³

Zusammenfassung: Was gilt nun genau für wen?

Wie bereits geschildert, ergibt sich die Kette der Anforderungen wie folgt:

• Für Kaufleute (alle Kapitalgesellschaften wie GmbH, sowie Einzelunternehmen mit Handelsregistereintrag):
  • § 239 HGB verlangt explizit eine Buchführung nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)
• Für alle:
  • Unter anderem Folgenden Gesetze fordern Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten für steuerliche Gründe:
    • Bei Kapitalgesellschaften & Kaufleuten § 239 HGB
    • Bei sonstigen Unternehmen ohne Handelsregistereintrag § 146 AO
    • Bei GmbHs zusätzlich: § 41 GmbHG „Geschäftsführer sind verpflichtet, für die ordnungsmäßige Buchführung der Gesellschaft zu sorgen“
    • Bei Genossenschaften: § 33 GenG „Der Vorstand hat dafür zu sorgen, dass die erforderlichen Bücher der Genossenschaft ordnungsgemäß geführt werden.“
    • Für gemeinnützige Vereine: § 63 AO „Die Körperschaft hat den Nachweis […] durch ordnungsmäßige Aufzeichnungen über ihre Einnahmen und Ausgaben zu führen.“
  • Die GoBD sieht Relegungen, für alle elektronisch empfangenen oder abgelegten Dokumente vor, die steuerlichen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten dienen.
  • GoBD verweist auf GoB

In Summe lässt sich damit feststellen, dass im heutigen digitalen Zeitalter die GoBD für nahezu jeden Selbständigen, Freiberufler sowie für jeden Verein und jedes Unternehmen relevant sein sollten. Durch die Verweise auf die GoB innerhalb der GoBD erhält diese eine ähnliche Relevanz, wenn sie nicht schon durch das Vorliegen eines Handelregistereintrags gegeben ist.

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Dieser Artikel soll der Unterhaltung und Information dienen und allenfalls als Startpunkt für eigene Recherchen und Beratungskonsultationen eines Anwalts oder sachkundigen Spezialisten verwendet werden. Die dargelegten Informationen sind nach bestem Wissen und Gewissen recherchiert worden, erheben aber keinen Anspruch an Vollständigkeit und Aktualität und sollen keine Rechts- oder Steuerberatung darstellen.

Quellen

1. vgl. Burger, A., Burger-Stieber, S. (2025). Rechtliche Grundlagen. In: Grundlagen der Buchführung. S.12ff. Springer Gabler, Wiesbaden. https://doi.org/10.1007/978-3-658-46366-3_3 ↩︎
2. vgl. Burger, A., Burger-Stieber, S. (2025). Rechtliche Grundlagen. In: Grundlagen der Buchführung. S.12ff. Springer Gabler, Wiesbaden. https://doi.org/10.1007/978-3-658-46366-3_3 ↩︎
3. vgl. Schumacher, P. (2024). Buchführung und Jahresabschluss. In: Buchführungsfehler und Betriebsprüfung S.28ff. Erich Schmidt Verlag GmbH & Co. KG, Berlin. https://doi.org/10.37307/b.978-3-503-23614-5.01 ↩︎
4. vgl. Bundesministerium der Finanzen, BMF-Schrei­ben und gleich­lau­ten­de Län­der­er­las­se Anhang 64, Online verfügbar unter https://ao.bundesfinanzministerium.de/ao/2023/Anhaenge/BMF-Schreiben-und-gleichlautende-Laendererlasse/Anhang-64/inhalt.html (Abgerufen am 19.09.2025)  ↩︎
5. vgl. Schumacher, P. (2024). Buchführung und Jahresabschluss. In: Buchführungsfehler und Betriebsprüfung S.30ff. Erich Schmidt Verlag GmbH & Co. KG, Berlin. https://doi.org/10.37307/b.978-3-503-23614-5.01 ↩︎
6. vgl. Bornhofen, M., Bornhofen, M.C. (2025). A. Allgemeines Steuerrecht. In: Steuerlehre 1 Rechtslage 2025 S.21. Bornhofen Steuerlehre 1 LB. Springer Gabler, Wiesbaden. https://doi.org/10.1007/978-3-658-48534-4_1 ↩︎
7. vgl. Bundesministerium der Finanzen, BMF-Schrei­ben und gleich­lau­ten­de Län­der­er­las­se Anhang 64, Abschnitt 1, Online verfügbar unter https://ao.bundesfinanzministerium.de/ao/2023/Anhaenge/BMF-Schreiben-und-gleichlautende-Laendererlasse/Anhang-64/inhalt.html (Abgerufen am 19.09.2025) ↩︎
8. vgl. Bundesministerium der Finanzen, BMF-Schrei­ben und gleich­lau­ten­de Län­der­er­las­se Anhang 64, Abschnitt 1, Online verfügbar unter https://ao.bundesfinanzministerium.de/ao/2023/Anhaenge/BMF-Schreiben-und-gleichlautende-Laendererlasse/Anhang-64/inhalt.html (Abgerufen am 19.09.2025) ↩︎
9. vgl. Christian Herold, GoBD gelten auch für Privatpersonen, Online verfügbar unter https://www.steuerrat24.de/steuerrat-aktuell/steuer-herold/2337-gobd-gelten-auch-fuer-privatpersonen.html (abgerufen am 19.09.2025) ↩︎
10. vgl. Bundesministerium der Finanzen, BMF-Schrei­ben und gleich­lau­ten­de Län­der­er­las­se Anhang 64, Abschnitt 3, Online verfügbar unter https://ao.bundesfinanzministerium.de/ao/2023/Anhaenge/BMF-Schreiben-und-gleichlautende-Laendererlasse/Anhang-64/inhalt.html (Abgerufen am 19.09.2025) ↩︎
11. vgl. Bundesministerium der Finanzen, BMF-Schrei­ben und gleich­lau­ten­de Län­der­er­las­se Anhang 64, Abschnitt 9, Online verfügbar unter https://ao.bundesfinanzministerium.de/ao/2023/Anhaenge/BMF-Schreiben-und-gleichlautende-Laendererlasse/Anhang-64/inhalt.html (Abgerufen am 19.09.2025) ↩︎ ↩︎
12. vgl. Bundesministerium der Finanzen, BMF-Schrei­ben und gleich­lau­ten­de Län­der­er­las­se Anhang 64, Abschnitt 8, Online verfügbar unter https://ao.bundesfinanzministerium.de/ao/2023/Anhaenge/BMF-Schreiben-und-gleichlautende-Laendererlasse/Anhang-64/inhalt.html (Abgerufen am 19.09.2025) ↩︎
13. Bundesministerium der Finanzen, BMF-Schrei­ben und gleich­lau­ten­de Län­der­er­las­se Anhang 64, Abschnitt 10.1, Online verfügbar unter https://ao.bundesfinanzministerium.de/ao/2023/Anhaenge/BMF-Schreiben-und-gleichlautende-Laendererlasse/Anhang-64/inhalt.html (Abgerufen am 19.09.2025) ↩︎

Pascal H.

M.Sc. in Wirtschaftsinformatik und IT-Berater

Ich bin Pascal, IT-Entwickler und Berater aus Köln, spezialisiert auf Cloud-Infrastruktur und DevOps. In meiner Freizeit reise ich gerne, mache Sport oder beschäftige mich mit Technik, SmartHome oder anderen Nerd-Themen 🙂

 

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